Publikacja strony 'Wydział Ogólny'
Struktura i zakres zadań Wydziału Ogólnego
Urzędu Miejskiego w Ziębicach
WYDZIAŁ OGÓLNY
Urząd Miejski w Ziębicach
Pokój nr 24
Rafał Śledź - sekretarz Gminy
tel. 74 8 163 847
Pokój nr 22
Ewa Krawczyk-Łozińska – inspektor ds. kadr i szkoleń
Dominika Dryk - referent ds. administracyjno-organizacyjnych
Amelia Sołtysiak - referent ds. administracyjno - kancelaryjnych
tel. 74 8 163 848
Pokój nr 10 - SEKRETARIAT
Agata Lesiak - inspektor ds. administracyjno-kancelaryjnych
tel. 74 8 163 870
Pokój nr 11
Marek Lizis – starszy informatyk
Sekretarz wykonuje zadania w zakresie zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu.
W szczególności do zadań Sekretarza należy:
1) zapewnienie właściwej organizacji pracy Urzędu oraz realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi i nadzór nad przestrzeganiem regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania oraz innych dokumentów ustalających tok pracy w Urzędzie;
2) kształtowanie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz zapewnienie właściwego obiegu informacji i dokumentacji;
3) kształtowanie i ochrona wizerunku Urzędu;
4) nadzór nad procesem badań satysfakcji klientów Urzędu oraz wykorzystaniem ich wyników;
5) zapewnienie warunków organizacyjnych, finansowych i materialno-technicznych dla działalności Urzędu, w tym: gospodarowanie funduszem płac Urzędu, mieniem ruchomym i nieruchomym pozostającym na stanie Urzędu, w tym wydawanie decyzji
o nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego Urzędu innej jednostce organizacyjnej, nadzór nad wykorzystaniem środków finansowych przeznaczonych na działalność Urzędu, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, nadzór nad procesem archiwizacji dokumentacji,
6) rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji Urzędu;
7) zapewnienie obsługi prawnej w Urzędzie;
8) wykonywanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów, i spisów powszechnych w tym pełnienie funkcji pełnomocnika wyborczego;
9) nadzór nad całością spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej
w Urzędzie;
10) prowadzenie innych spraw powierzonych przez Burmistrza, w granicach określonych imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Burmistrza;
11) podejmowanie czynności wynikające z przeprowadzanych kontroli, w tym podpisuje protokoły pokontrolne i może udzielać wyjaśnień na zapytania składane w trakcie postępowań kontrolnych prowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz inne organy uprawnione do kontroli;
12) prowadzenie korespondencji z organami ścigania, kontroli, bezpieczeństwa wewnętrznego kraju oraz innymi uprawnionymi organami, instytucjami i podmiotami – dotyczącą udostępniania i przekazywania dokumentów, materiałów i informacji będących w posiadaniu komórek organizacyjnych Urzędu;
13) reprezentowanie Gminy w pracach legislacyjnych na szczeblu regionalnym i krajowym
w zakresie ustroju, funkcjonowania i kompetencji samorządu terytorialnego.;
14) poświadczenie daty pewnej zgodnie z art. 81 Kodeksu Cywilnego;
15) poświadczenia zgodności kserokopii dokumentów z oryginałami;
16) przyjmowanie oświadczeń ostatniej woli i sporządzanie z tych czynności protokołu zgodnie z treścią art. 951 Kodeksu Cywilnego;
17) prowadzenie ksiąg rejestrowych instytucji kultury w zakresie stosownym do odrębnego pełnomocnictwa;
18) prowadzenie spraw dotyczących wniosków o nadanie orderu lub odznaczenia państwowego;
19) udział w przetargach na zbycie nieruchomości gminnych;
20) udział w Komisjach Konkursowych;
21) udzielanie drobnych porad prawnych klientom Urzędu.
Nadzór nad pracą Wydziału Ogólnego sprawuje Burmistrz.
Do zadań Wydziału Ogólnego należą w szczególności:
1) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady, komisji Rady i Burmistrza,
2) obsługa sesji Rady,
3) prowadzenie rejestru uchwał Rady,
4) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza,
5) prowadzenie spraw wynikających z funkcji Przewodniczącego Rady,
6) zapewnienie sprawnego obiegu uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
7) obsługa sekretarsko-biurowa Urzędu,
8) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów oraz kontrola terminowości ich załatwiania,
9) nieodpłatne poświadczanie, na wniosek osób zainteresowanych lub organu rentowego, własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach)
i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych;
10) nieodpłatne poświadczania własnoręczności podpisu emerytów lub rencistów oraz upoważnionych osób sprawujących faktyczną opiekę nad emerytem lub rencistą w sytuacji potwierdzenia przez wymienione osoby istnienia dalszego prawa pobierania przysługujących im świadczeń;
11) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
12) rejestracja i zamówienia pieczęci i pieczątek Urzędu,
13) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu oraz rejestrów wyjść w sprawach służbowych i w sprawach prywatnych,
14) zarządzanie obiektami Urzędu i gospodarowanie przyległym terenem,
15) prowadzenie zadań z zakresu informatyzacji Urzędu i systemów łączności,
16) koordynowanie współpracy wydziałów,
17) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu, z wyjątkiem obsługi finansowej,
18) zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe, środki czystości i niezbędne urządzenia techniczne,
19) prowadzenie archiwum zakładowego,
20) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowywaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów oraz spisów;
21) określanie ogólnych zasad organizacji i funkcjonowania Urzędu, w tym opracowywania
i aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;
22) prowadzenie rejestru w zakresie upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza;
23) inicjowanie i koordynacja systemowych działań i rozwiązań w zakresie racjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi Urzędu, w tym opracowywania regulaminu pracy, regulaminu wynagrodzeń, regulaminu świadczeń socjalnych, czynności związanych z opisem stanowisk pracy w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz procesem ocen pracowniczych; zasad doboru kadr i prowadzenia rekrutacji oraz prowadzenia konkursów na stanowiska pracy
w Urzędzie;
24) organizacja służby przygotowawczej;
25) współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników;
26) koordynacja i nadzór nad realizacją przepisów prawnych o dostępie do informacji publicznej w Urzędzie oraz ogłaszania informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych
w Biuletynie Informacji Publicznej;
27) ustalanie wynagrodzeń pracowniczych i bezosobowych, ryczałtów i innych świadczeń pieniężnych pracowników;
28) prowadzenie centralnej ewidencji umów zleceń i umów o dzieło, których stroną jest Gmina Ziębice – Urząd Miejski w Ziębicach, zawartymi z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, płatnymi z bezosobowego funduszu wynagrodzeń;
29) prowadzenia rejestrów poleceń wyjazdów służbowych: na obszarze kraju (delegacji krajowych) i poza granicami kraju (delegacji zagranicznych);
30) ustalanie zasad ochrony i procedur przetwarzania danych osobowych;
31) przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu i mobbingowi;
32) koordynacja realizacji programów zatrudnienia w Urzędzie w ramach aktywizacji rynku pracy, w tym staży zawodowych i praktyk;
33) realizacja czynności związanych z doręczeniem korespondencji w ramach Urzędu oraz wysyłki korespondencji zewnętrznej oraz prowadzenie systemu doręczeń bezpośrednich;
34) udział w inwentaryzacjach okresowych;
35) zarządzanie gospodarką materiałową;
36) współpraca ze służbami BHP w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy;
37) prowadzenia spraw związanych z ubezpieczeniem majątkowym, odpowiedzialności cywilnej, komunikacyjnym i osobowym;
38) prognozowanie wydatków Wydziału oraz nadzoru nad realizacją planu finansowego;
39) wykonywanie sprawozdawczości z zakresu działalności Wydziału;
40) budowa, wdrażanie, rozwój i eksploatacja systemów informatycznych;
41) zapewnienie odpowiednich warunków technicznych do transmisji danych w ramach eksploatowanych systemów;
42) zarządzanie bezpieczeństwem przechowywania danych na nośnikach elektronicznych;
43) wykonywanie innych zadań wynikających z poleceń Burmistrza,
- Pracą Wydziału Ogólnego kieruje Sekretarz.